Cel modułu

 

Głównym tematem tego modułu jest opis najczęściej stosowanych metod badania potrzeb przedsiębiorstw, które zwykle polegają na gromadzeniu dużej ilości informacji od firmy, oraz metod analizy danych.

 

Efekty kształcenia z wykorzystaniem modułu

 

Poznanie potrzeb operacyjnych i innych potrzeb przedsiębiorstw oraz roli interesariuszy; metod identyfikacji potrzeb przedsiębiorstw i najpopularniejszych zastosowań tych metod; przepisów i regulacji dotyczących tego procesu oraz wybranych metod stosowanych w analizie zgromadzonych informacji.

 

Wstęp

 

Do każdego przedsiębiorstwa przynależą „kluczowi interesariusze”, którzy posiadają określone potrzeby operacyjne, które przedsiębiorstwo ma w założeniu zaspokajać w ramach swojej działalności [63]. Potrzeby te należy rozpoznać i ocenić pod kątem ich znaczenia dla przedsiębiorstwa oraz określić ich priorytetowość na tle innych potrzeb oraz priorytetów samego przedsiębiorstwa. Potrzeba operacyjna jest wyrazem czegoś pożądanego, wspierającego działania użytkowników końcowych danego przedsiębiorstwa, takie jak sprzedaż detaliczna, rozrywka, usługi gastronomiczne i podróże biznesowe.

 

Potrzeby przedsiębiorstwa mogą odnosić się do dowolnych lub wszystkich z następujących pozycji: przeciwdziałanie możliwemu zagrożeniu, realizacja celu danej polityki, poprawa skuteczności działań biznesowych, wykorzystywanie możliwości technologicznych, realizacja nowych potrzeb operacyjnych, zastąpienie przestarzałych systemów, tworzenie zintegrowanych przedsięwzięć z innymi podmiotami, itp.

 

W uzupełnieniu potrzeb operacyjnych wyróżnia się potrzeby przedsiębiorstwa dotyczące wykorzystywania dostępnych zasobów i aktywów do wykonywania danej misji. Są to między innymi personel, budynki, sieci komunikacyjne, zasoby komputerowe, polityki i praktyki, narzędzia i metody, fundusze i partnerstwa, wyposażenie i zaopatrzenie, itp. Potrzeba przedsiębiorstwa w takim ujęciu jest wyrazem czegoś pożądanego, polegającego na bezpośrednim wspieraniu działań wewnętrznych przedsiębiorstwa. Za działania wewnętrzne można uznać na przykład prognozy rynkowe, rozwój biznesu, opracowywanie produktów, produkcja i realizacja usług.

Głównym celem potrzeb przedsiębiorstwa, które standardowo odnoszą się do wydajności (wyników) uzyskiwanych poprzez działania, jest wzrost produktywności oraz identyfikacja i eliminacja strat. Straty to wszystko to, co nie służy realizacji misji przedsiębiorstwa, lub coś, czego zgodnie z racjonalnymi przewidywaniami przedsiębiorstwo nie jest w stanie uzyskać.

 

Metody badania potrzeb przedsiębiorstwa

 

Istnieje wiele różnych metod ustalania potrzeb przedsiębiorstwa, które są realizowane z użyciem różnych narzędzi, w oparciu o analityczne i diagnostyczne podejście. Oto metody rozpoznawania potrzeb przedsiębiorstwa stosowane w praktyce i omawiane w dokumentacji Unii Europejskiej i Międzynarodowej Organizacji Pracy [64]:

• Kwestionariusze / rozmowy z pracownikami
• Kwestionariusze / rozmowy z przedsiębiorcą / pracownikiem
• Krajowe bazy danych zawodów i kompetencji
• Badania sektorowe

 

Wszystkie z tych metod można stosować równolegle, aby zapewnić lepszą identyfikację potrzeb przedsiębiorstwa.

 

Zasadniczo proces rozpoznawania potrzeb przedsiębiorstwa można podzielić na następujące zasadnicze etapy:

• Analiza interesariusza
• Wybór i zastosowanie metod badania potrzeb firmy
• Planowanie identyfikacji potrzeb organizacyjnych, pracowniczych i osobistych
• Gromadzenie, analiza i prezentacja
• Raportowanie danych
• Dzielenie się wynikami

 

Najczęściej stosowane kwestionariusze i wywiady powinny zawierać zestawy pytań. Należy zadbać o to, by pytania były zrozumiałe lub precyzyjnie wyrażone, aby uniknąć nieporozumień lub odmiennych interpretacji. Złożoność kwestionariusza / wywiadu zależy od liczby i formy pytań (pytania otwarte lub zamknięte).

Ankieta powinna być zgodna ze spisem reguł opracowanych przez ESOMAR [Europejskie Stowarzyszenie Badaczy Opinii Publicznej i Rynku, która promuje, doskonali i podnosi prestiż badań rynkowych na całym świecie]. [65]

Oto podstawowe zasady wykonywania badań:

• Badanie rynku ma być legalne, uczciwe, prawdziwe i obiektywne oraz realizowane według odpowiednich zasad naukowych.
• Badacze mają nie postępować w sposób, który może przynieść ujmę zawodowi badacza rynku lub prowadzić go do utraty zaufania publicznego.
• Badanie rynku ma być realizowane z zawodową odpowiedzialnością i w zgodzie z zasadami uczciwej konkurencji, według ogólnie przyjętych reguł biznesowych.
• Badanie rynku ma być wyraźnie odróżnione i oddzielone od aktywności nie-badawczych, w tym aktywności handlowej skierowanej do indywidualnych osób (np. reklamy, promocji sprzedaży, sprzedaży bezpośredniej itp.).

Uczciwość:

• Badanie rynku ma nie nadużywać zaufania respondentów ani nie wykorzystywać ich braku wiedzy lub doświadczenia.
• Badacze mają nie składać nieprawdziwych oświadczeń o umiejętnościach, doświadczeniu lub działaniach, swoich bądź swojej organizacji.

Przejrzystość:

• Badacz ma się niezwłocznie przedstawić i niedwuznacznie sformułować cel badania.
• Respondenci mają mieć możliwość sprawdzenia bez trudu tożsamości i bona fides badacza.
• Badacze mają na żądanie dopuścić klienta do zaaranżowania kontroli jakości gromadzenia i przygotowania danych.
• Badacze mają przekazać klientom odpowiednie szczegóły techniczne realizowanego dla nich badania.
• Badacze mają zapewnić dokładne, przejrzyste i obiektywne planowanie, realizowanie, raportowanie i dokumentowanie badań rynku.

 

Respondenci mają być zawczasu informowani o użyciu w celu badawczym technik obserwacji lub sprzętu rejestrującego, o ile nie są one jawnie użyte w miejscach publicznych i nie gromadzi się danych osobowych. Na życzenie respondenta zapis, lub odpowiednia jego część, ma być zniszczony lub usunięty. W przypadku braku wyraźnej zgody tożsamość respondentów ma być chroniona. Badacze mają posiadać politykę ochrony prywatności, łatwo dostępną dla respondentów, od których zbierane są dane. Badacze mają zapewnić, aby w toku gromadzenia danych od respondentów:

• respondenci byli świadomi celu gromadzenia danych; oraz
• respondenci byli świadomi procedur kontroli jakości wymagających ponownego kontaktu.

Dane osobowe zbierane i przechowywane mają być:

• zbierane w określonych celach badawczych i nieużywane niezgodnie z tymi celami;
• adekwatne, relewantne i nie nadmiarowe wobec celu badawczego, dla którego są zbierane i/lub dalej przetwarzane; a także
• przechowywane nie dłużej niż wymaga tego cel badawczy, dla którego informacja była zbierana i dalej przetwarzana.

Badacze mają zapewnić użycie adekwatnych środków bezpieczeństwa dla zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi, manipulacji lub ujawnieniu danych osobowych. Jeśli dane osobowe są przekazywane stronie trzeciej, należy ustalić, czy stosuje ona co najmniej równorzędne środki bezpieczeństwa.

W identyfikacji potrzeb przedsiębiorstwa można też wykorzystywać dane publiczne, poszczególne sprawozdania i analizę sektorową. Dobrym źródłem informacji jest baza danych Eurostat [66], zawierająca informacje statystyczne na temat przedsiębiorstw działających w Europie. Dane statystyczne można wykorzystywać do rozpoznawania trendów i opracowywania prognoz w zakresie przyszłych potrzeb przedsiębiorstwa.

Co ważne, należy korzystać z różnych źródeł danych (sprawozdań, baz danych statystycznych i wyników analiz), aby stworzyć kompleksowy i wiarygodny obraz potrzeb przedsiębiorstwa.

 

Metody analizy danych

 

Aby skuteczne poznać potrzeby przedsiębiorstwa, należy użyć właściwych narzędzi do analizy zebranych informacji. [67] Każdą diagnozę należy wykonać przy założeniu, że wykonywana analiza ma służyć rozwiązaniu istotnych problemów u źródła, a nie tylko opracowaniu recepty radzenia sobie z ich konsekwencjami. Poniżej opisano trzy powszechnie stosowane metody, które ułatwiają rozpoznawanie potrzeb przedsiębiorstwa.

 

Metodologia 5Why (5 x dlaczego)

 

Metoda 5 Why [68] polega na kilkukrotnym zadawaniu pytania „Dlaczego” w celu ustalenia podstawowej przyczyny problemu i odnalezienia rozwiązania. Nazwa metody może sugerować, że należy zadać 5 pytać, ale w rzeczywistości liczba pytań może być różna – niekiedy wystarczy zadać 3 lub 4 pytania, a w innych sytuacjach gruntowne zbadanie natury problemu wymaga udzielenia odpowiedzi na znacznie więcej pytań. W tej metodzie uwzględniono dwa aspekty. Pierwszy z nich dotyczy przyczyn problemu – pytamy o to, doprowadziło do powstania problemu, a drugi aspekt to pytanie o to, dlaczego w porę nie zauważono nastającego problemu.

Stosowanie metody 5 Why można podzielić na trzy etapy:

• zbieranie informacji o problemie – na tym etapie analizujemy następujące aspekty:
  • Co właściwie się dzieje i kiedy to się stało?
  • Jaka jest skala problemu, o ile w ogóle występujące jakikolwiek problem?
  • Takie grożą nam konsekwencje (dla klienta, użytkownika, firmy, itd.)?
• znalezienie właściwych ludzi, którzy mogą pomóc w określeniu przyczyny i dokładnym scharakteryzowaniu problemu,
• analiza problemu, znalezienie rozwiązania i zastosowanie działań zaradczych.

 

Na podstawie analizy 5 Why można na kolejnym etapie opracować propozycje działań zapobiegawczych i zaradczych, aby wyeliminować źródła powstających problemów.

 

Diagram Ishikawy

Druga proponowana metoda to diagram Ishikawy. Diagram Ishikawy to popularne narzędzie, które służy do analizy przyczyn i skutków. Diagram opracowuje się w celu wykrycia istotnych zależności pomiędzy przyczynami i odkrycia źródła niepowodzenia i niedoskonałości procesu. Przyczyny problemów dzieli się na sześć podstawowych kategorii:

• metody,
• materiały,
• zarządzanie,
• ludzie,
• maszyny,
• środowisko/otoczenie.

 

Powyższą listę można dowolnie kształtować, dodając inne kategorie, stosownie do rodzaju i dziedziny analizowanego problemu. Rdzeń każdej kategorii rozszerza się o kolejne przyczyny, aż do ustalenia realnej przyczyny problemu.

 

Analiza Pareto-Lorenz

Analiza Pareto-Lorenz [69] polega na rozdzieleniu istotnych i marginalnych czynników i trendów. Dzięki temu można skoncentrować się na eliminacji przyczyn, które leżą u samych podstaw wielu problemów w przedsiębiorstwach, przewidzieć, które procesy warto optymalizować, by uzyskać najlepsze wyniki, oraz doskonalić produkty najbardziej wartościowe pod względem sprzedaży.

U podstaw tej metody jest uznanie faktu, że każda firma dysponuje ograniczonym dostępem do zasobów i jest zmuszona koncentrować się na istotnych problemach, a rozwiązanie mniej istotnych problemów odkładać na później. Poprawa wydajności procesu, który obsługuje połowę produktów w firmie, powinno być bardziej korzystne niż wprowadzenie znaczących udoskonaleń procesu, który obsługuje jedynie marginalną część działalności przedsiębiorstwa.

 

Wnioski

 

Istotnie wiele czynników i wiele sposobów badania potrzeb przedsiębiorstwa. Jeżeli procedura analizy potrzeb przedsiębiorstwa nie zostanie wykonana prawidłowo, wówczas przedsiębiorstwo nie odniesie korzyści z zaspokojenia niezbędnych potrzeb, zyskując przewagę konkurencyjną, realizując strategiczne cele lub wykorzystując możliwości rynkowe. Może to mieć bezpośredni wpływ na strategiczne sukcesy i los całej organizacji.  Z chwilą prawidłowego rozpoznania potrzeb przedsiębiorstwa należy je udokumentować w analizie biznesowej i zainicjować prace nad zaspokojeniem danej potrzeby biznesowej. Sposób zdefiniowania potrzeby biznesowej determinuje wybór alternatywnych rozwiązań, które zostaną uwzględnione i poddane ocenie, oraz interesariuszy, z którymi zostaną przeprowadzone konsultacje. Z chwilą poznania potrzeb biznesowych przedsiębiorstwo może rozpocząć projekty, zmierzające do znalezienia właściwych rozwiązań, najlepiej zaspokajających potrzeby firmy.