Σκοπός της ενότητας

 

Η ενότητα αυτή επικεντρώνεται στην περιγραφή των πιο συχνά χρησιμοποιούμενων προσεγγίσεων για την ταυτοποίηση των αναγκών της επιχείρησης, η οποία συνήθως περιλαμβάνει τη συλλογή μεγάλου όγκου πληροφοριών από την εταιρεία, και μεθόδους για την ανάλυση των δεδομένων.

 

Μαθησιακά αποτελέσματα

 

Ο αναγνώστης θα διαβάσει και θα μάθει για τις λειτουργικές και λοιπές ανάγκες των επιχειρήσεων και θα εξοικειωθεί με το ρόλο των ενδιαφερόμενων μερών, σχετικά με τις μεθόδους αναγνώρισης των αναγκών των επιχειρήσεων και τις πιο κοινές προσεγγίσεις σε αυτές τις μεθόδους, σχετικά με τους κανόνες και τους κανονισμούς που σχετίζονται με τη διαδικασία και, τέλος, σχετικά με τις επιλεγμένες μεθόδους που χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των πληροφοριών που συλλέγονται.

 

Εισαγωγή

 

Η επιχείρηση έχει κύρια ενδιαφερόμενα μέρη που έχουν επιχειρησιακές ανάγκες που θα ήθελαν την επιχείρηση να αντιμετωπίζει και η επιχείρηση υπάρχει για την κάλυψη των αναγκών αυτών [63]. Οι ανάγκες αυτές θα πρέπει να εντοπίζονται και να αξιολογούνται από την άποψη της σημασίας τους για την επιχείρηση και από την άποψη των σχετικών προτεραιοτήτων αυτών των αναγκών σε σχέση με άλλες και σε σχέση με τις προτεραιότητες της ίδιας της επιχείρησης. Επιχειρησιακή ανάγκη είναι μια έκφραση για κάτι επιθυμητό για την άμεση στήριξη των δραστηριοτήτων του τελικού χρήστη της επιχείρησης, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως οι λιανικές πωλήσεις, η ψυχαγωγία, οι υπηρεσίες τροφίμων, καθώς και τα επαγγελματικά ταξίδια.

 

Οι ανάγκες των επιχειρήσεων μπορεί να αφορούν οποιαδήποτε ή όλα από τα ακόλουθα: την καταπολέμηση μιας απειλής, την εκπλήρωση ενός στόχου πολιτικής, την πιο αποτελεσματική εκτέλεση των επιχειρήσεων, την αξιοποίηση των τεχνολογικών δυνατοτήτων, την ικανοποίηση νέων επιχειρησιακών αναγκών, την αντικατάσταση παρωχημένων συστημάτων, τη δημιουργία ολοκληρωμένων επιχειρήσεων με άλλους, και ούτω καθεξής.

 

Εκτός από τις λειτουργικές ανάγκες, υπάρχουν επιχειρησιακές ανάγκες που σχετίζονται με τα ενεργητικά περιουσιακά στοιχεία που η επιχείρηση έχει και που επιτρέπουν την αποστολή να ολοκληρωθεί. Ενεργητικά περιουσιακά στοιχεία είναι πράγματα, όπως το προσωπικό, οι εγκαταστάσεις, τα δίκτυα επικοινωνιών, οι εγκαταστάσεις υπολογιστών, οι πολιτικές και οι πρακτικές, τα εργαλεία και οι μέθοδοι, η χρηματοδότηση και οι συνεργασίες, ο εξοπλισμός και οι προμήθειες, και ούτω καθεξής. Μια ανάγκη των επιχειρήσεων είναι μια έκφραση για κάτι επιθυμητό για την άμεση στήριξη των εσωτερικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Εσωτερικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν τέτοια πράγματα όπως τις προβλέψεις της αγοράς, την ανάπτυξη των επιχειρήσεων, την ανάπτυξη προϊόντων, την κατασκευή, και την παροχή υπηρεσιών.

 

Ο κύριος στόχος των αναγκών των επιχειρήσεων οι οποίες συνήθως σχετίζονται με τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας που επιτυγχάνεται μέσω των δραστηριοτήτων είναι να βελτιωθεί η παραγωγικότητα, και να βρεθούν και να εξαλειφθούν τα απόβλητα. Τα απόβλητα αντιπροσωπεύουν όσα δεν συμβάλλουν στην αποστολή της επιχείρησης ή όσα δεν μπορούν ευλόγως να αναμένεται ότι θα πραγματοποιηθούν από την επιχείρηση.

 

Μέθοδοι αναγνώρισης των αναγκών μιας επιχείρησης

 

Υπάρχουν πολλές προσεγγίσεις για τον προσδιορισμό των αναγκών των επιχειρήσεων και μπορούν να περιλαμβάνουν διάφορες στάσεις και την υιοθέτηση μιας αναλυτικής και διαγνωστικής προσέγγισης για να προσπαθήσουν να καθορίσουν τι απαιτείται. Σύμφωνα με τα επίσημα έγγραφα από την Ευρωπαϊκή Ένωση και τη Διεθνή Οργάνωση Εργασίας [64] οι μέθοδοι ταυτοποίησης των αναγκών των επιχειρήσεων πρέπει να είναι οι εξής:

• Έρευνες/συνεντεύξεις εργατικού δυναμικού
• Έρευνες/ συνεντεύξεις επιχείρησης/εργοδότη
• Βάσεις δεδομένων εθνικών επαγγελμάτων και δεξιοτήτων
• Μελέτες σε επίπεδο τομέα

 

Όλοι οι προαναφερθέντες μέθοδοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν παράλληλα για την καλύτερη αναγνώριση των αναγκών επιχείρησης.

Γενικά η διαδικασία της ταυτοποίησης των επιχειρησιακών αναγκών μπορεί να περιγραφεί με τα ακόλουθα σημαντικά βήματα:
• ανάλυση των ενδιαφερομένων μερών
• επιλογή και χρήση ερευνητικών μεθόδων για τον προσδιορισμό των αναγκών της εταιρείας
• προσδιορισμός σχεδιασμού των οργανωτικών, την εργασιακών και των προσωπικών αναγκών
• συλλογή δεδομένων, ανάλυση και παρουσίαση
• αναφορά των δεδομένων
• διάδοση των αποτελεσμάτων

Οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες έρευνες και συνεντεύξεις πρέπει να περιέχουν σύνολα ερωτήσεων. Είναι απαραίτητο να δημιουργήσουμε εύκολες στην κατανόηση ερωτήσεις ή να παρέχουμε σωστή περιγραφή για την αποφυγή παρεξηγήσεων ή διαφορετικής αντίληψης της ερώτησης. Ο αριθμός και η μορφή ερωτήσεων (ανοικτές ή κλειστές) καθορίζουν την πολυπλοκότητα του ερωτηματολογίου / συνέντευξης.
Η οργάνωση της έρευνας θα πρέπει να πληροί τους κανόνες και κανονισμούς ESOMAR (ESOMAR είναι η απαραίτητη οργάνωση για την ενθάρρυνση, την προώθηση και την ανάδειξη της έρευνας αγοράς σε παγκόσμιο επίπεδο) [65] οι οποίοι σε γενικές γραμμές περιγράφονται παρακάτω.

 

Βασικές αρχές για τη διεξαγωγή της έρευνας:

• Η έρευνα αγοράς πρέπει να είναι νόμιμη, έντιμη, ειλικρινής και αντικειμενική και να διεξάγεται σύμφωνα με τις κατάλληλες επιστημονικές αρχές.
• Οι ερευνητές δεν θα πρέπει να ενεργούν με οποιοδήποτε τρόπο που θα μπορούσε να φέρει ανυποληψία στο επάγγελμα έρευνας αγοράς ή να οδηγήσουν σε απώλεια της εμπιστοσύνης του κοινού σε αυτό.
• Η έρευνα αγοράς πρέπει να διεξάγεται με επαγγελματική ευθύνη και να είναι σύμφωνη με τις αρχές του θεμιτού ανταγωνισμού, όπως είναι γενικά αποδεκτός στις επιχειρήσεις.
• Η έρευνα αγοράς πρέπει να είναι σαφώς διακριτή και διαχωρισμένη από μη ερευνητικές δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένων τυχόν εμπορικών δραστηριοτήτων που απευθύνονται σε μεμονωμένους ερωτηθέντες (π.χ. διαφήμιση, προώθηση πωλήσεων, direct marketing, απευθείας πωλήσεις κλπ).

Τιμιότητα:

• Η έρευνα αγοράς δεν πρέπει να κάνει κατάχρηση της εμπιστοσύνης των ερωτηθέντων ή εκμετάλλευση της έλλειψης πείρας ή γνώσεων.
• Οι ερευνητές δεν πρέπει να προβαίνουν σε ψευδείς δηλώσεις για τις δεξιότητες, την εμπειρία ή τις δραστηριότητές τους, ή για εκείνα του οργανισμού τους.

Διαφάνεια:

• Οι ερευνητές να συστήνονται αμέσως και απερίφραστα να δηλώνουν το σκοπό της έρευνας.
• Οι ερωτηθέντες θα πρέπει να είναι σε θέση να ελέγξουν την ταυτότητα και την καλή πίστη του ερευνητή χωρίς δυσκολία.
• Οι ερευνητές κατόπιν αιτήματος να επιτρέπουν στον πελάτη να μεριμνήσει για τον έλεγχο της ποιότητας της συλλογής δεδομένων και την προετοιμασία των δεδομένων.
• Οι ερευνητές πρέπει να παρέχουν στους πελάτες τους κατάλληλες τεχνικές λεπτομέρειες των ερευνητικών σχεδίων που πραγματοποιούνται για τους πελάτες.
• Οι ερευνητές πρέπει να εξασφαλίζουν ότι τα έργα έρευνες αγοράς σχεδιάζονται, διεξάγονται, αναφέρονται και τεκμηριώνονται με ακρίβεια, με διαφάνεια και αντικειμενικότητα.

Οι ερωτώμενοι πρέπει να ενημερώνεται πριν χρησιμοποιηθούν τεχνικές παρατήρησης ή συσκευές ελέγχου για ερευνητικούς σκοπούς, εκτός εάν αυτά χρησιμοποιούνται ανοιχτά σε δημόσιο χώρο και δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα. Εάν το επιθυμούν οι ερωτηθέντες, η εγγραφή ή σχετικό τμήμα της, πρέπει να καταστραφεί ή να διαγραφεί. Σε περίπτωση απουσίας της ρητής συγκατάθεσης των ερωτηθέντων η προσωπική ταυτότητα πρέπει να προστατεύεται. Οι ερευνητές πρέπει να έχουν μια πολιτική απορρήτου, η οποία να είναι άμεσα προσβάσιμη από τους ερωτηθέντες από τους οποίους συλλέγονται δεδομένα και η συλλογή δεδομένων κατά τη συλλογή προσωπικών πληροφοριών από τους ερωτηθέντες οι ερευνητές πρέπει να εξασφαλίζουν ότι:

• οι ερωτηθέντες γνωρίζουν το σκοπό της συλλογής
• οι ερωτηθέντες γνωρίζουν οποιαδήποτε δραστηριότητα ελέγχου της ποιότητας συμπεριλαμβανομένης της εκ νέου επαφής.

Οι προσωπικές πληροφορίες που συλλέγονται και συγκρατούνται πρέπει να είναι:

• συλλεγμένες για καθορισμένους ερευνητικούς σκοπούς και να μην χρησιμοποιούνται με οποιονδήποτε τρόπο ασυμβίβαστο με τους σκοπούς αυτούς
• κατάλληλες, συναφής και όχι υπερβολικές σε σχέση με το σκοπό της έρευνας για την οποία συλλέγονται ή / και να μην υφίστανται περαιτέρω επεξεργασία
• διαθέσιμες μόνο για όσο χρόνο απαιτείται για το σκοπό για τον οποίο οι πληροφορίες συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν σε περαιτέρω επεξεργασία.

Ασφάλεια της επεξεργασίας

Οι ερευνητές πρέπει να εξασφαλίζουν ότι χρησιμοποιούνται τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, χειραγώγηση ή αποκάλυψη των προσωπικών δεδομένων. Εάν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαβιβάζονται σε τρίτους, πρέπει να αποδειχθεί ότι υπόκεινται τουλάχιστον σε ισοδύναμο επίπεδο μέτρων ασφαλείας.

Επίσης δημόσια δεδομένα, ειδικές εκθέσεις και τομεακή ανάλυση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό των αναγκών επιχείρησης. Καλό παράδειγμα και πηγή πληροφοριών είναι η Eurostat βάση δεδομένων [66] που περιέχει στατιστικές πληροφορίες για τις επιχειρήσεις στην Ευρώπη. Τα στατιστικά δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναγνώριση των τάσεων και την πρόβλεψη των μελλοντικών αναγκών.

Είναι επίσης σημαντικό να χρησιμοποιούνται διαφορετικές πηγές δεδομένων (εκθέσεις, στατιστικές βάσεις δεδομένων, και αποτελέσματα ανάλυσης) για σύνθετη και αξιόπιστη ταυτοποίηση των αναγκών.

 

Μέθοδοι ανάλυσης δεδομένων

 

Για να είναι αποτελεσματική η μελέτη των αναγκών της επιχείρησης πρέπει να χρησιμοποιούνται τα κατάλληλα εργαλεία για την ανάλυση των πληροφοριών [67]. Κάθε διάγνωση θα πρέπει να πραγματοποιείται με την πεποίθηση ότι πρόκειται να λύσει τα πραγματικά σημαντικά προβλήματα, και ότι θα λύσει το πρόβλημα στην πηγή του, αντί να ασχολούμαστε μόνο με τις συνέπειες. Υπάρχουν τρεις συνήθως μέθοδοι που χρησιμοποιούνται και μπορεί να μας οδηγήσουν στην ταυτοποίηση των ζητούμενων αναγκών.

 

Μεθοδολογία 5W (5 why)

 

Αυτή η μέθοδος [68] περιλαμβάνει την κατ ‘επανάληψη ερώτηση «γιατί», έτσι ώστε η φύση του προβλήματος και η λύση του να γίνεται όλο και πιο εμφανής. Το όνομα της μεθόδου σημαίνει να ρωτήσω 5 ερωτήσεις, αλλά δεν είναι πάντα 5 ερωτήσεις που πρέπει να ζητηθούν – μερικές φορές μόνο 3 ή 4 ερωτήσεις είναι αρκετές, αλλά υπάρχουν και φορές που για να φτάσετε στο κάτω μέρος του προβλήματος, είναι απαραίτητο να κάνετε περισσότερες ερωτήσεις. Αυτή η μέθοδος απευθύνεται σε δύο πτυχές. Η πρώτη αφορά τις αιτίες του προβλήματος (γιατί το πρόβλημα προέκυψε) και η δεύτερη την καθοριστικότητα του (γιατί δεν εντοπίστηκε το πρόβλημα το συντομότερο που υπήρξε).

 

Η χρήση της μεθόδου μπορεί να διαιρεθεί σε τρία βήματα:

• τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με το πρόβλημα, αναλύσαμε τις ακόλουθες πτυχές:
  o τι πραγματικά συμβαίνει και πότε αυτό συνέβη,

o ποια είναι η κλίμακα του προβλήματος, αν έχουμε προβλήματα, κλπ,

o τι είδους απειλή θέτει αυτό το θέμα (για τον πελάτη, το χρήστη, την εταιρεία κ.λπ.),

• εύρεση των κατάλληλων ανθρώπων που μπορεί να μας βοηθήσουν να προσδιορίσουμε την αιτία και την ακριβή περιγραφή του προβλήματος,
• ανάλυση του προβλήματος, αντιμετώπιση και διόρθωση.

 

Με βάση την ανάλυση των 5W στο επόμενο στάδιο γίνεται προτάσεις για προληπτικά και διορθωτικά μέτρα για την εξάλειψη των πηγών αναδυόμενων προβλημάτων.

 

Ishikawa διάγραμμα

Η δεύτερη προτεινόμενη προσέγγιση είναι η χρήση του διαγράμματος Ishikawa. Το διάγραμμα είναι ένα δημοφιλές εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη διεξαγωγή της ανάλυσης αιτίου και αποτελέσματος. Χρησιμοποιώντας αυτό το διάγραμμα μπορούμε να επιδείξουμε μια σημαντική σχέση που προκύπτει μεταξύ των αιτίων και να ανακαλύψουμε την πηγή της βλάβης ή δυσλειτουργίας της διαδικασίας. Στη μέθοδο αυτή οι αιτίες των προβλημάτων χωρίζονται σε έξι βασικές κατηγορίες:

 

• μέθοδοι,
• υλικά,
• διαχείριση,
• άνθρωποι,
• μηχανές,
• περιβαλλοντικά ζητήματα.

 

Ανάλογα με το πεδίο στο οποίο χρησιμοποιείται η γραφική παράσταση μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε και άλλες κατηγορίες. Ο πυρήνας κάθε κατηγορίας στη συνέχεια παρατείνεται κατά μία επιπλέον αιτία μέχρι εντοπιστεί πλήρως η αιτία του προβλήματος.

 

Pareto–Lorenz ανάλυση

 

Αυτή η ανάλυση [69] είναι ο διαχωρισμός των παραγόντων και των τάσεων που είναι σχετικές από τις περιθωριακές. Με τον τρόπο αυτό μπορούμε να επιλέξουμε να βελτιώσουμε αυτές τις αιτίες που βρίσκονται στη ρίζα πολλών προβλημάτων στην εταιρεία, να επιλέξουμε ποιες διαδικασίες προβλέπουν τη βελτιστοποίηση και να ορίσουμε τη βελτίωση των σημαντικότερων προϊόντων από την άποψη των πωλήσεων.

Η προσέγγιση αυτή προκύπτει από το γεγονός ότι κάθε εταιρεία που ενεργεί σε μια κατάσταση περιορισμένης πρόσβασης σε πόρους, πρέπει να επιλέξει τα σημαντικά προβλήματα βάζοντας στην άκρη τα ασήμαντα προβλήματα για αργότερα. Η βελτίωση της αποδοτικότητας της διαδικασίας κατά το ήμισυ για το μεγαλύτερο μέρος των προϊόντων της εταιρείας θα πρέπει να φέρει πολύ περισσότερα οφέλη από την πιο σημαντική βελτίωση της διαδικασίας που υποστηρίζει το περιθώριο των δραστηριοτήτων της.

 

Συμπεράσματα

 

Όπως παρουσιάστηκε υπάρχουν πολλοί παράγοντες και πολλοί τρόποι με τους οποίους οι ανάγκες των επιχειρήσεων μπορούν να εντοπιστούν στην επιχείρηση. Εάν η διαδικασία αυτή δεν γίνει με σωστό τρόπο, τότε ο οργανισμός δεν θα συνειδητοποιήσει τα οφέλη της αναγνώρισης κάποιων επιχειρηματικών αναγκών που πρέπει να αντιμετωπιστούν, που είναι ενδεχομένως η απόκτηση μεγαλύτερου ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος, ή η επίτευξη στρατηγικών στόχων ή η εκμετάλλευση της ευκαιρίας που παρουσιάζεται στην αγορά. Αυτό μπορεί να έχει άμεση επίδραση στην στρατηγική επιτυχία, και στο κάτω μέρος της γραμμής, του οργανισμού. Μόλις εντοπιστεί, η ανάγκη των επιχειρήσεων θα πρέπει να καταγράφεται για να ξεκινήσει ένα σχέδιο ανάπτυξης μιας λύσης για αυτή την επιχείρηση ανάγκη. Ο τρόπος που η ανάγκη των επιχειρήσεων ορίζεται καθορίζει ποιες θα πρέπει να εξεταστούν ως εναλλακτικές λύσεις, από ποιους ενδιαφερόμενους θα ζητηθεί η γνώμη και ποιες προσεγγίσεις λύσεων θα αξιολογηθούν. Μετά τον εντοπισμό των αναγκών η επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει τα έργα για να βρει κατάλληλες λύσεις για τα προβλήματα που βρέθηκαν και που θα οδηγήσουν στην καλύτερη αντιμετώπιση των αναγκών της επιχείρησης.