Wykorzystanie pokojów nauki współpraca TUKE i T-Systems

Cel studium przypadku

Na portalu sp4ce.eu opublikowano zaproszenie do współpracy w zakresie zarządzania projektami. Obie strony – T-Systems i Wydział Ekonomii TUKE (FoE, TUKE) – uzgodniły szczegółowe warunki współpracy. W trakcie uzgodnień okazało się, że wybrane istotne materiały mają charakter poufny i nie mogą być opublikowane, a zarejestrowani użytkownicy potrzebują przestrzeni, w której będą mogli korzystać z materiałów, nowych propozycji związanych z projektem, wewnętrznych procesów firmy, itp., udostępnianych w sposób ograniczony rolami przypisanymi do poszczególnych użytkowników systemu.

Pokoje nauki SP4CE

Platforma SP4CE i pokoje nauki (http://sp4ce.moodle.pl/) wyposażono w funkcję rejestracji użytkowników i przypisywania ról do konkretnych użytkowników (Ryc. 2). Każdy użytkownik musi zarejestrować się w systemie, by móc korzystać z udostępnionej przestrzeni. Wybór dostępnych funkcji i narzędzi zależy od roli użytkownika w danym pokoju nauki. Użytkownik może być menedżerem, autorem kursu, nauczycielem, studentem, gościem i zarejestrowanym użytkownikiem. Użytkownicy w danej roli mają dostęp do różnych zestawów zasobów i narzędzi.

Rys. 2. Ekran powitalny pokojów nauki SP4CE

Każdy pokój nauki na portalu SP4CE dotyczy konkretnego problemu i zawiera materiały, na podstawie których studenci zapoznają się z danym zagadnieniem. Nauczyciel współpracuje z trenerem, udostępniając studentom przydatne materiały i przygotowuje przestrzeń do dyskusji, interaktywnej współpracy, proponowania nowych rozwiązań i ich oceny.

Kim są użytkownicy?
  • Coach (trener) – kierownik HR w firmie T-Systems, udostępnia przydatne materiały dla studentów, przygotowuje przestrzeń do dyskusji, interaktywnej współpracy, proponowania nowych rozwiązań i ich oceny.
  • Mentor – przedstawi wprowadzenie do tematu, głównych zagadnień i celów, które należy zrealizować, pomaga studentom w nawiązaniu udanej współpracy z trenerami z firm, wspiera trenera w opracowaniu struktury pokoju nauki, korzystając z dostępnych funkcji.
  • Studenci – poszukują rozwiązania przedstawionego problemu przy wsparciu trenera i nauczyciela, opracowują oceny, przygotowują propozycje projektów.
Możliwości korzystania z pokojów nauki
  • Trener przygotowuje strukturę pokoju nauki we współpracy z mentorem (nauczycielem). Na tym etapie uzgadniają dostępne i przydatne funkcje pokoju nauki, zakres działań, które studenci mają wykonać (Assignments, Feedback, Chat, Forum, Workshop), materiały (Book, File, Folder, Label, Page, URL), które zostaną umieszczone w pokoju nauki. Trener z mentorem ustalają też metody oceny pracy końcowych efektów pracy, sposób ich publikacji i poziom dostępu.
  • Mentor zwraca się do studentów – podczas wykładów, e-mailem, itd. – i prosi ich o rejestrację w systemie i przygotowanym pokoju nauki.
  • Studenci mogą zapoznać się z udostępnionymi materiałami i innymi zasobami, mogą kontaktować się z mentorem lub trenerem, pracować nad propozycjami projektowymi, wyszukiwać lub prosić o dodatkowe informacje.
  • Trenerzy i nauczyciele zarządzają wszystkimi zadaniami, które studenci muszą wykonać, by ustalić rozwiązanie problemu. Użytkownicy pokoju nauki posiadają określoną specjalistyczną wiedzę i znajomość danego problemu. Studenci zyskują dostęp do środowiska wspomagającego pracę grupową, w którym muszą konfrontować się z odmiennymi pomysłami i wiedzą oraz – co niezwykle ważne – współpracować z rzeczywistymi pracownikami danej firmy. Każdy może wykorzystywać własne kompetencje i umiejętności, aby uzyskać jak najlepszy wynik.
  • Trenerzy i mentorzy mogą oceniać pracę studentów i wystawiać oceny.
Zasoby

Dostęp do pokoju nauki wymaga zarejestrowania się w systemie i uzyskania klucza dostępu. Klucz jest przekazywany w ramach bezpośredniej komunikacji z mentorem, przez e-mail. Obsługa pokoju nauki nie wymaga specjalnego oprogramowania, wystarczy dowolna wyszukiwarka internetowa (Google Chrome, Mozilla Firefox, IE). Rozwiązanie niektórych problemów może wymagać użycia określonego oprogramowania, ale użytkownicy zostaną o tym poinformowani w pokoju nauki. Propozycje projektowe można przygotowywać przy użyciu pakietu Office – MS Word, MS Excel, MS PowerPoint.

Studium przypadku

T-System to globalna firma obsługująca bardzo wielu klientów, co wiąże się z prowadzeniem obszernej dokumentacji projektowej. Firma co roku poszukuje nowych pracowników. Zarząd firmy postanowił kształcić przyszłą kadrę w ramach projektu badawczego dotyczącego zarządzania projektami. Dział HR musi wyszukać odpowiednich kandydatów do współpracy. Po uzgodnieniu szczegółów przez dział HR firmy i nauczyciela akademickiego z FoE TUKE, przedstawiciel działu HR poprosił administratora platformy SP4CE o utworzenie pokoju nauki (LP) pt. “Tvorba projektov pre podporu regionálneho rozvoja” (Propozycja projektu wspierającego rozwój regionalny). Z utworzonego pokoju nauki korzystał 1 trener z firmy T-Systems, 1 mentor z FoE TUKE i 16 studentów. Głównym celem pokoju nauki było wzbudzenie zainteresowania studentów z wybranego wydziału oraz podjęcie próby twórczego rozwiązania rzeczywistego problemu i nawiązanie kontaktów. Pokój nauki obejmował pełen zakres wiedzy niezbędnej do właściwego przygotowania propozycji w ramach danego projektu.

Jak przebiega proces?
  • Trener i nauczyciel przygotowują strukturę LR ( 3) , który zawiera wprowadzającą prezentację głównych założeń, celów, zasobów udostępnionych na potrzeby pracy nad projektem, najlepsze praktyki i informacje o działaniach i zadaniach, które mają wykonać studenci. Powyższe założenia są spójne z wymaganiami firmy i zgodne z zasadami kształcenia. Pokój nauki zawiera też informacje na temat sugerowanego twórczego podejścia do tematu oraz listę narzędzi komputerowych, które należy wykorzystywać w fazie opracowania propozycji projektowych (ok. 10 godz.).

Rys.  Zrzut ekranu pokoju nauki

  • Studenci korzystają z udostępnionych materiałów, przygotowując propozycje projektowe – opracowują pierwszą wersję propozycji projektu (nazwa projektu, czas realizacji, szacunkowy budżet, cel projektu, opis wnioskodawcy, grupa docelowa( (ok. 20-24 godzin – w zależności rozpoznania tematu przez studentów na potrzeby projektu).
  • Na etapie opracowania propozycji projektu studenci konsultują się z nauczycielem, trenerem i innymi studentami, omawiając pomysły i postęp prac nad projektem. Mogą korzystać z czatu, z forum dyskusyjnego lub funkcji przesyłania wiadomości.
  • Następnie studenci określają poszczególne cele i działania w ramach projektu, zamieszczając bardziej szczegółowe informacje (ok. 20-24 godzin – w zależności od stopnia skomplikowania projektu).
  • Na etapie opracowania propozycji projektu studenci konsultują się z nauczycielem, trenerem i innymi studentami, omawiając pomysły i postęp prac nad projektem. Mogą korzystać z czatu, z forum dyskusyjnego lub funkcji przesyłania wiadomości.
  • Następnie studenci przygotowują prezentację projektu w formacie elektronicznym, zawierającą ogólne i szczegółowe cele projektu, uzasadnienie celu projektu, opis działań, wyników, budżetu, znaczenia projektu i jego trwałości (3-8 godzin, w zależności od biegłości studenta w posługiwaniu się narzędziami teleinformatycznymi).
  • Studenci prezentują wyniki na wspólnych zajęciach, inni studenci komentują i oceniają przedstawiane prace. Informacje zwrotne od innych studentów są brane pod uwagę w końcowej ocenie projektu przez trenera i nauczyciela.
Ustalenia, zalecenia i rekomendacje

Nauczyciel korzystający ze środowiska pokoju nauki SP4CE pełni rolę mediatora, który pomaga przedstawicielowi firmy (trenerowi) ustalić zadania dla studentów i materiały, na podstawie których studenci mogą pogłębić swoją wiedzę o danym problemie. Nauczyciel wspiera studentów, stosując spersonalizowane podejście do nauczania, metody uczenia się opartego na współpracy, kooperatywnego (collaborative learning) i krytycznego myślenia podczas opracowywania rozwiązań i w trakcie komunikacji z przedstawicielami firmy. Co ważne, studenci pracują w znanym środowisku.

Studenci pogłębiają znajomość zagadnień, z którymi mają do czynienia, i uczą się twórczego wykorzystywania dostępnych rozwiązań. Uczą się posługiwać metodami i narzędziami, z których mogą korzystać na co dzień.

Ze względu na złożoność przedstawionego zadania opracowanie propozycji projektu może zająć więcej czasu (szczególnie w przypadku, w którym realizację poszczególnych faz projektu rozłożono na cały semestr – ok. 4 miesiące). Studenci wykonują większość pracy w formie pracy domowej, której powinni poświęcić około 50 godzin. Jeżeli studenci muszą korzystać z narzędzi teleinformatycznych, mogą uzyskać dostęp do niezbędnych materiałów z domu i kontaktować się z trenerem lub nauczycielem offline lub online, korzystając z pokoju nauki.

Nie należy angażować się w zbyt skomplikowane wyzwania, z którymi studenci się nie identyfikują. Brak pomysłów może rodzić frustrację i działać demotywująco. Niekiedy najtrudniejszy jest początek, studenci nie potrafią wymyślić żadnego rozwiązania danego problemu. Wówczas najlepiej przedstawić kilka przykładów dotyczących sposobów postępowania.

Jeżeli projekt jest bardzo złożony, należy bardzo precyzyjnie opisać wszystkie fazy projektu oraz oczekiwania odnośnie wyników, przedstawić przykłady oraz aktywnie i na bieżąco przekazywać studentom informacje zwrotne.