Az esettanulmány célja

Manapság, az IKT egyre inkább betör az emberi élet különböző területeire. A diákok is úgy gondolják és a gyakorlat is azt mutatja, hogy az oktatás nem megfelelően illeszkedik a munkahelyi gyakorlathoz. Annak érdekében, hogy az egyetemek megfelelően készítsék fel a diákokat a gyakorlati életben való helytállásra, a munka világát intenzívebben be kell vonni a mindennapi oktatási folyamatokba. Ebben az esettanulmányban egy, a T-Systems vállalattal való hatékony együttműködést mutatunk be. A T-Systems a multinacionális vállalatok és közintézmények számára működtet információs és kommunikációs technológia rendszereket. A vállalati és üzleti ügyfeleket is integráló megoldásokat kínál az üzleti és társadalmi élet hálózatosított jövője számára, támogatást nyújt a cégeknek szinte minden iparágban. A T-Systems három érték mentén irányított – innováció, egyszerűség és kompetencia. Az ügyfelek számára nyújtott megoldások hatékony és innovatív technológiákon és az ügyfelek igényeinek megértésén alapulnak.

A T-Systems aktívan részt vesz a TUKE Gazdasági Karának oktatási folyamataiban gyakorlati órák, feladatok, speciális tárgyakon keresztül, melyek speciális szoftverekkel és cégfolyamatokkal kapcsolatosak, gyakornoki programokon, különböző diákversenyeken és munka ajánlatokon keresztül. Az együttműködés egy gyakori formája a valós projekteken való közös munka, vagy éppen egy adott problémamegoldásban való részvétel a bachelor és master szakdolgozatokon keresztül. A diákok megtalálása ilyen feladatokhoz nem könnyű. Jelenleg a folyamat a következőképpen zajlik: először is a cég ajánl egy problémát, vagy együttműködési lehetőséget a kar vezetésének. Ezután az egyetem megkeresi azt a tanárt, akit érdekel az adott téma. Ezután a tanár keresi meg az érdeklődő diákokat. Ez a folyamat nagyon sok időbe kerül (általában néhány hét), ráadásul egyáltalán nem biztos, hogy sikerül megtalálni a megfelelő diákokat a feladatra. Sok esetben ennek az az eredménye, hogy a cégek az egyetemek érdeklődése ellenére sem keresik már őket hasonló projekt javaslatokkal. Tehát bár mindkét fél érdekelt lenne hasonló közös együttműködésekben, sok esetben nem kerül sor végül együttműködésre, mert a potenciális résztvevőket nem értesítik megfelelően és időben.

A SP4CE portál

A SP4CE portál (elérhető: www.sp4ce.eu) izgalmas megoldást nyújt a fent leírt problémára. A portál információkkal szolgál a SP4CE projektről, útmutatók találhatók a különböző célcsoportok számára (coachok, mentorok, diákok), érdekes tananyagok és hozzáférés a különböző konferenciákhoz, valamint a fent vázolt probléma szempontjából különösen érdekes része az oldalnak a “felhívás”: “Küldje el nekünk projektötletét” címmel. Ezen a kihíváson keresztül bárki segítséget kérhet egy adott problémához. Ez az az eszköz, amely alkalmas arra, hogy megtalálja azokat az embereket, akik egy adott probléma megoldásában érdekeltek lehetnek, vagy hasonló és más területen működő partnereket összekösse egy-egy együttműködés érdekében. A kihívás résztvevőinek összekapcsolása esetében, az adminisztrátor létrehoz egy tanulószobát, egy speciális helyet, ahol a résztvevő együtt tudnak dolgozni miután bejelentkeztek a rendszerbe. A kihívás folyamata az EACEA projekten belül kidolgozott “OpenInn2.0: Tudásközpont és e-értékelési modell” elvén működik, ahol a Tudásközpont befektetői csoportokat és innovatív megoldásokat generált egy nagyon speciális problémához.

Kik a felhasználók?

• Coach – Egy T-Systemsnél dolgozó HR menedzser, aki a felhívást meghatározza. A felhívás a következőket kell, hogy tartalmazza: projekt javaslat, leírás, példák, nyelv és határidők az eredmények eléréséhez.
• Mentor – egyetemi tanár, aki a felhívásra válaszol, kommenteket ad, időzítést és diákokat javasol a projekthez.
• Diákok – egyetemi diákok, akik érdeklődnek a felhívás témaköre iránt.

Hogyan használhatják a portált?

• Általános információk tanulmányozása – minden felhasználónak hozzáférése van az általános információkhoz (a SP4CE projektről, különböző útmutatók, tananyagok, konferencia anyagok, stb.).
• Partner keresése az oktatási intézmények között – “Küldje el nekünk projektötletét” bárki tud kihívást közzétenni új partnerek és megoldások keresése érdekében.

Források

Nincs szükség semmilyen speciális szoftverre a sp4ce.eu portal használatához. A portál bármely böngészőn keresztül elérhető (pl. Google Chrome, Mozilla Firefox, IE, stb.).

Az eset

A T-Systems egy globális vállalat kiterjedt ügyfélhálózattal, mely egyben a projekt dokumentáció nagy mennyiségét is jelenti, tehát minden évben potenciális alkalmazottakat keres ennek kezelésére. A vállalat menedzsmentje döntést hozott arról, hogy a jövőbeni munkavállalókat még tanulmányaik alatt felkészíti a projektmenedzsment tevékenységekre. A HR részlegnek tehát megfelelő jelentkezőket kell találnia az együttműködésre.

Hogyan valósult ez meg?

• A HR részleg képviselője egy felhívást tett közzé a sp4ce.eu portálon (21. kép)

HR Tanácsadó 2016-04-15, 06:51 Projekt javaslat: Hogyan lehet egy jó IT projektet írni? Leírás: A T-Systems olyan, projektmenedzsment iránt érdeklődő lelkes fiatalokat keres, akik szívesen részt vennének egy projekt javaslat kidolgozásában a vállalatnál. Minden szükséges erőforrás a vállalatnál biztosított. Nyelv: angol, szlovák Határidő: 2016.09.20.

 

21. kép: Képernyőkép a sp4ce.eu portálról és egy példa a felhívás közzétételéről

• Egy egyetemi tanár válaszol a felhívásra
• A portál valamelyik kommunikációs fórumán keresztül a vállalat képviselője leírja a követelményeket részletesen és a tanárral átbeszélik azokat.
• Miután a felek megegyeznek abban, hogy olyan anyagok megosztására is szükség van, melyek nem publikusak, a HR menedzser megkéri a portál adminisztrátorát, hogy nyisson egy új tanulószobát (TSZ) az újonnan létrehozott csoport számára.

Megállapítások, ajánlások és változatok

Hogyan fejleszti ez a partnerségi együttműködést?

A felhívások közzétételén keresztül, a SP4CE portál egy hidat jelent az együttműködések létrejöttéhez. Következésképpen a tanulószobává alakított felhívás az a hely, ahol az együttműködés számos szinten ténylegesen létre tud jönni a SP4CE platform különböző funkcióit felhasználva. Ennek a nyitott SP4CE portálnak az előnye, hogy egy felhívásra több felhasználó is tud jelentkezni különböző intézményekből, akik tovább tudnak dolgozni más területeken és más projekteken is.

 

Lehetséges kockázatok

• A legvalószínűbb kockázat lehet az érdeklődés hiánya a felhasználók részéről, pl. a felhívás közzététele ellenére senki nem válaszol és a felhívónak más utakat kell választania az együttműködés létrehozására.
• Egy másik kockázat lehet, ha egy felhívásra túl sokan jelentkeznek és ezt követően nehéz kiválasztani az együttműködő partner.
• Idő korlát – abban az esetben, ha a felhívó időkeretet állít be a válasz, vagy megoldás beérkezésére, előfordulhat hogy senki nem jelentkezik a felhívásra a remélt határidőn belül.

Mit ne tegyünk /legyünk tudatában a következőknek

Fontos, hogy a felhívás nagyon pontosan, részletesen körül legyen írva a félreértések elkerülése érdekében. Egy nagyon általános felhívás pedig a felhasználók érdektelenségét