Cel studium przypadku

Technologie teleinformatyczne coraz śmielej wkraczają do różnych sektorów życia i działalności człowieka. Z drugiej strony coraz częściej słychać głosy, zarówno studentów, jak i przedstawicieli przemysłu, że obecne kształcenie nie jest wystarczająco osadzone w praktyce. Jedynym sposobem, by uczelnie mogły właściwie przygotowywać studentów do praktycznego wykonywania zawodu, jest aktywne włączenie praktyki w proces edukacji. W naszym przypadku posłużymy się przykładem współpracy z firmą T-Systems. T-Systems obsługuje systemy teleinformatyczne (ICT), z których korzystają międzynarodowe koncerny i instytucje z sektora publicznego. Firma oferuje zintegrowane rozwiązania dla klientów korporacyjnych i biznesowych, które przygotowują ich na „przyszłość opartą na sieci” [networked future], w której będzie funkcjonował biznes i społeczeństwo. T-Systems zapewnia wsparcie dla firm we wszystkich branżach i sektorach rynku. W swojej działalności T-Systems kieruje się trzema podstawowymi zasadami – innowacją, prostotą i kompetencją. Rozwiązania dla klientów powstają w oparciu o skuteczne i innowacyjne technologie, po starannym rozpoznaniu potrzeb klientów.

Firma aktywnie uczestniczy w procesie kształcenia na naszym wydziale (Wydział Ekonomii, TUKE) w formie praktycznych wykładów, ćwiczeń i specjalistycznych seminariów, których przedmiotem jest zastosowanie specjalistycznego oprogramowania i procesów firmy, a studenci naszej uczelni odbywają praktyki i staże bezpośrednio w firmie, biorą udział w konkursach i rekrutacji na różne stanowiska. Współpraca często przybiera formę pracy nad rzeczywistymi projektami i rozwiązywaniu różnych problemów, które są przedmiotem prac licencjackich i magisterskich. Nie jest łatwo znaleźć studentów gotowych na takie wyzwania. Obecnie proces rekrutacji odbywa się następująco: firma przedstawia kierownictwu wydziału ofertę współpracy lub pracy nad konkretnym problemem. Kolejnym etapem jest wyszukiwanie za pośrednictwem listy mailingowej nauczycieli akademickich zainteresowanych danym zagadnieniem. Następnie wybrany nauczyciel wyszukuje studentów. Proces jest czasochłonny (trwa kilka tygodni), co rodzi problemy zwłaszcza w sytuacji niepewności odnośnie zainteresowania danym projektem / współpracą ze strony studentów. W wielu przypadkach firmy rezygnują z propozycji tego typu współpracy, pomimo zainteresowania ze strony uczelni.  Pomimo obustronnego zainteresowania współpraca często nie dochodzi do skutku, ponieważ potencjalni uczestnicy otrzymują zbyt skąpe informacje lub nie otrzymują ich wcale.

Wdrożenie portalu SP4CE

Portal SP4CE (sp4ce.eu) przedstawia interesujące rozwiązania powyższego problemu. Na portalu zamieszczono informacje na temat samego projektu SP4CE, wytyczne dla poszczególnych grup docelowych (trenerów, mentorów, studentów), interesujące materiały szkoleniowe i opracowania z różnych konferencji. Ponadto portal zawiera część specjalną, będącą rozwiązaniem powyższego problemu – tzw. wyzwanie / zaproszenie: „Zapraszamy do przesyłania propozycji własnych projektów”. Każdy może skorzystać z tej możliwości i znaleźć pomoc. Jest to narzędzie, które służy do wyszukiwania osób zainteresowanych rozwiązywaniem różnych problemów lub wyszukiwaniem partnerów do przyszłej współpracy, którzy specjalizując się w różnych dziedzinach. Jeżeli uczestnicy wyzwania odnajdą się nawzajem, administrator tworzy tzw. pokój nauki [Learning Room], czyli miejsce specjalistycznej współpracy zarejestrowanych użytkowników systemu. Opisywany proces „wyzwania” działa na zasadzie opracowanej w ramach projektu EACEA “OpenInn2.0: A Knowledge Generating House and e-Assessment Model”, w którym platformę o nazwie Knowledge Generating House wykorzystywano do tworzenia grup badaczy, pracujących nad innowacyjnymi rozwiązaniami konkretnych problemów.

Kim są użytkownicy?

• Coach – menedżer ds. HR pracujący w firmie T-Systems, który definiuje określone wyzwanie [challenge] Wyzwanie zawiera informacje o proponowanym projekcie [Project], opis [Description], przykładowe zasoby [Example resources], język [Language] i termin [Deadline] opracowania rozwiązania / wyników.
• Mentor – nauczyciel akademicki, odpowiada na wyzwanie, zamieszcza komentarze, proponuje harmonogram realizacji i określa grupę chętnych studentów.
• Studenci – studenci uczelni zainteresowani danym zagadnieniem

Możliwości korzystania z portalu

• Zapoznanie się z ogólnymi informacjami – wszyscy użytkownicy mają dostęp do informacji ogólnych (o projekcie SP4CE, różnych instruktaży, materiałów szkoleniowych, raportów z konferencji, itp.)
• Wyszukiwanie partnera wśród placówek edukacyjnych – poprzez link: “Send us your project proposal” [Zapraszamy do przesyłania propozycji własnych projektów] każdy może opublikować wyzwanie w poszukiwaniu nowych partnerów, rozwiązań problemu.

Zasoby

Korzystanie z portalu sp4ce.eu nie wymaga korzystania z żadnego specjalnego oprogramowania. Portal jest dostępny przez dowolną wyszukiwarkę internetową (Google Chrome, Mozilla Firefox, IE, etc.).

Przypadek

T-System to globalna firma obsługująca bardzo wielu klientów, co wiąże się z prowadzeniem obszernej dokumentacji projektowej. Firma co roku poszukuje nowych pracowników. Zarząd firmy postanowił kształcić przyszłą kadrę w ramach projektu badawczego dotyczącego zarządzania projektami. Dział HR musi wyszukać odpowiednich kandydatów do współpracy.

W jaki sposób?

• Przedstawiciel działu HR publikuje wyzwanie na portalu sp4ce.eu ( 1).

Konsultant ds. HR 2016-04-15 o godz. 06:51

Propozycja projektu: W jaki sposób przygotować dobry projekt IT?

Opis: T-Systems poszukuje zmotywowanych młodych ludzi zainteresowanych tematyką zarządzania projektami, do udziału w opracowywaniu propozycji projektu w naszej firmie. Firma udostępnia wszystkie materiały niezbędne do opracowania propozycji projektu.

Język: angielski, słowacki

Termin: 20.09.2016 r.

Ryc. 1 Zrzut ekranu portalu sp4ce.eu i przykład opublikowanego wyzwania

• Nauczyciel akademicki przesyła odpowiedź na wyzwanie.
• Korzystając z narzędzia komunikacyjnego dostępnego na portalu firma przedstawia szczegółowe wymagania i omawia je z nauczycielem.
• Obie strony uzgadniają, że trzeba udostępnić materiały poufne, w związku z tym kierownik ds. HR prosi administratora portalu o utworzenie nowego pokoju nauki [Learning Room, LR] dla nowo utworzonej grupy.

Ustalenia, zalecenia i zmiany

Rozwój partnerskiej współpracy

Portal SP4CE to okno do nawiązywania współpracy za pośrednictwem opublikowanego zaproszenia. Zamieszczone zaproszenie przekształca się w pokój nauki (LR), w którym współpraca odbywa się na kilku poziomach przy wykorzystaniu różnorodnych funkcji dostępnych na platformie SP4CE. Niewątpliwą zaletą otwartego portalu SP4CE jest fakt, że na jedno zaproszenie mogą odpowiadać różne instytucje, które na dalszym etapie mogą współpracować nad realizacją innych projektów w innych dziedzinach.

Ryzyko

• Największe ryzyko wiąże się z brakiem zainteresowania ze strony użytkowników, tj. w przypadku, gdy nikt nie odpowie na zamieszczone zaproszenie, a autor zaproszenia będzie zmuszony skorzystać z innych metod nawiązania współpracy.
• Innym rodzajem ryzyka jest zbyt duże zainteresowanie współpracą, co może utrudniać wybór odpowiednich współpracowników.
• Ograniczenia czasowe – jeżeli autor wyzwania określi termin zamieszczenia odpowiedzi lub rozwiązania, może dojść do sytuacji, w której nikt nie zdąży zalogować się i odpowiedzieć na wezwanie w wyznaczonym terminie.

Czego unikać / na co zwracać uwagę

Należy precyzyjnie określić każde zaproszenie, zamieszczając szczegółowe informacje, aby uniknąć nieporozumień. Ogólnie sformułowane zaproszenie może nie wzbudzić zainteresowania użytkowników.