Cieľ modulu

Táto časť je zameraná na popis najčastejšie používaných prístupov na identifikáciu potrieb podniku, ktoré zvyčajne zahŕňajú zhromažďovanie veľkého množstva informácií daného podniku a metódy pre analýzu daných dát.

 

Výstupy modulu

Čitateľ sa dozvie o prevádzkových a iných potrebách podniku a oboznámi sa s  úlohou zainteresovaných strán. Dozvie sa tiež  o metódach identifikácie potrieb podniku a o najčastejších prístupoch k týmto metódam; o pravidlách a predpisoch spojených s týmto procesom a nakoniec aj o vybraných metódach používaných pri analýze získaných informácií.

 

Úvod

Každý podnik má kľúčové zainteresované strany, ktoré majú dané prevádzkové potreby. Zainteresované strany, chcú aby podnik riešil uspokojenie týchto potrieb [63]. Tieto potreby musia byť zadefinované a posúdené z hľadiska ich významu pre podnik, a taktiež z hľadiska ich relatívnych priorít v porovnaní k prioritám samotného podniku. Prevádzková potreba je zadefinovaná ako aktivita, ktorá si vyžaduje priamu podporu koncových užívateľov činností podniku, ktorá môže zahŕňať veci ako napríklad maloobchodný predaj, sociálne aktivity, stravovacie služby a pracovné cesty.

Podnikové potreby sa môžu týkať niektorej alebo všetkých z nasledujúcich možností: boj proti vnímanej hrozbe, stanovenie cieľov politiky firmy, zefektívňovanie existujúceho podnikania, lepšie využitie technologických možností, naplnenie nových prevádzkových potrieb, nahradenie zastaraných systémov, vytváranie integrovaných podnikov s ostatnými, a iné.

Okrem prevádzkových potrieb, existujú aj podnikové potreby. Tieto sa vzťahujú k aktívam podniku, ktoré umožňujú splnenie misie podniku. Medzi aktíva patria  napríklad zamestnanci, zariadenia, komunikačné siete, výpočtové zariadenia, politika a postupy podniku, nástroje a metódy, financovanie a formovanie partnerstiev, technické vybavenie a zásoby, a tak ďalej. Podniková potreba je zadefinovaná ako niečo, čo je  žiadúcepre priamu podporu vnútorných činností podniku. Vnútorné aktivity zahŕňajú také veci ako napríklad trhové prognózy, rozvoj podnikania, vývoj produktov, výrobu a poskytovanie služieb. Hlavným cieľom potrieb podniku, ktoré obvykle súvisia s efektívnosťou dosiahnutou prostredníctvom aktivít, je zvýšenie produktivity, a nájdenie a odstránenie problémov, ktoré brzdia rozvoj podniku. Problém predstavuje to, čo neprispieva k naplneniu poslania podniku, alebo to, čo nie je možné reálne splniť pri realizácii očakávaných aktivít podniku.

 

Metódy identifikácie potrieb podniku

Existuje mnoho prístupov identifikácie potrieb podniku, ktoré zahŕňajú rôzne metódy a rôzny analytický a diagnostický prístup, na zistenie toho, čo sa požaduje. V súlade s praxou a oficiálnymi dokumentmi Európskej únie a Medzinárodnej organizácie práce [64], metódy identifikácie potrieb podnikov sú nasledovné:

• Dotazníky a rozhovory s pracovnou silou
• Dotazníky a rozhovory s manažmentom podnikov a zamestnávateľmi
• Národná databáza pracovných a kvalifikačných zručností
• Štúdium na sektorovej úrovni

Všetky uvedené metódy môžu byť použité paralelne pre lepšiu identifikáciu potrieb podniku.

Vo všeobecnosti môže byť proces identifikácie potrieb podniku opísaný v nasledujúcich dôležitých krokoch:

• Analýza zainteresovaných strán
• Využitie  výskumných metód na identifikáciu potrieb spoločnosti
• Plánovaná identifikácia organizačných, pracovných a osobných potrieb
• Zber, analýza a prezentácia dát
• Hlásenie údajov
• Zdieľanie výsledkov

Najčastejšie používané prieskumy a rozhovory by mali obsahovať sady otázok. Je však nevyhnutné vytvoriť ľahko pochopiteľné otázky a poskytnúť zodpovedajúci popis, aby nedošlo k nedorozumeniu alebo zlému pochopeniu otázky. Počet a forma otázok (otvorené alebo áno/nie) určujú zložitosť dotazníka/rozhovoru.

Organizácia, ktorá vytvára daný dotazník by mala spĺňať pravidlá a predpisy ESOMARu (ESOMAR je celosvetová organizácia na podporu, presadzovanie a zlepšovanie prieskumu trhu). Pravidlá a predpisy ESOMARu [65], sú všeobecne popísané nižšie.

Základné princípy pre vedenie výskumu:

• Výskum trhu musí byť legálny, čestný, pravdivý a objektívny a musí byť vykonávaný v súlade s príslušnými vedeckými zásadami.
• Výskumníci nekonajú žiadnu aktivitu, ktorá by mohla viesť k pochybnostiam o výskume trhu alebo ktorá by viedla k strate dôvery verejnosti k danému výskumu.
• Výskum trhu musí byť realizovaný s profesionálnou zodpovednosťou a v súlade so zásadami spravodlivej hospodárskej súťaže, ako je tomu vo všeobecnosti v podnikaní.
• Výskum trhu musí byť jasne odlíšený a oddelený od inej ako výskumnej činnosti vrátane všetkých obchodných činností smerovaných k jednotlivým respondentom (napr. reklama, podpora predaja, priamy marketing, priamy predaj atď.).

Úprimnosť:

• Výskum trhu nesmie zneužívať dôveru respondentov alebo využívať ich nedostatok skúseností a znalostí.
• Výskumníci nesmú dávať nepravdivé vyhlásenia o svojich schopnostiach, skúsenostiach alebo činnosti, alebo o ich organizácii.

Transparentnosť:

• Výskumníci sa musia ihneď predstaviť a jednoznačne oznámiť účel výskumu.
• Respondenti musia mať možnosť overiť totožnosť výskumného pracovníka bez ťažkostí.
• Výskumníci musia na požiadanie umožniť klientovi zabezpečenie kontroly kvality zberu a prípravy dát.
• Výskumníci musia poskytnúť klientovi zodpovedajúce technické podrobnosti o akomkoľvek výskumnom projekte na trhu, ktorý vykonávajú pre klientov.
• Výskumníci musia zabezpečiť, že výskumný projekt trhu bol navrhnutý, vykonávaný, spracovaný a zdokumentovaný presne, transparentne a objektívne.

 

Respondenti musia byť informovaní predtým, ako sa použijú pozorovacie techniky alebo ako sa zapne záznamové zariadenie na výskumné účely, okrem prípadov, keď sú tieto otvorene použité na verejnom mieste a nie sú zhromažďované žiadne osobné údaje. Ak si to želajú respondenti, záznam alebo jeho príslušná časť musia byť zničené alebo odstránené. Osobné údaje respondentov musí byť chránené. Výskumníci musia byť oboznámení o  zásadách ochrany osobných údajov, ktoré sú ľahko prístupné aj pre respondentov, od ktorých zbierajú údaje. Pri zbere osobných informácií od respondentov výskumníci musia zaistiť, že:

• respondenti sú si vedomí účelu zhromažďovania informácií;
• respondenti sú si vedomí akejkoľvek kontrolnej činnosti overovania kvality, ktorá zahŕňa opätovné kontaktovanie.

Zhromaždené a skladované osobné údaje musia byť:

• zbierané pre špecifické výskumné účely a nesmú byť používané spôsobom nezlučiteľným s týmito účelmi;
• adekvátne a relevantné a zároveň nie nadmerné vo vzťahu k účelu výskumu, na ktorý sa zbierajú a/alebo ďalej spracovávajú,
• uchované nie dlhšie ako je požadované na účel, na ktorý boli údaje zhromaždené alebo ďalej spracované.

Bezpečnosť spracovania

Výskumníci musia zabezpečiť, že sú použité primerané bezpečnostné opatrenia, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu, manipulácii alebo prezradeniu osobných údajov. Ak sú osobné údaje odovzdávané tretím stranám, musí byť preukázané, že tieto strany používajú minimálne rovnocennú úroveň bezpečnostných opatrení. Na identifikáciu potrieb podniku môžu byť taktiež použité verejné údaje, osobitné správy a sektorová analýza pre identifikáciu potrieb podniku.

Dobrým príkladom a zdrojom informácií je Eurostat [66], ktorý zhromažďuje databázy obsahujúce štatistické informácie o podnikoch v Európe. Štatistické údaje môžu byť použité na identifikáciu trendov a predvídanie budúcich potrieb podniku.

Je tiež dôležité používať rôzne zdroje dát (správy, štatistické databázy a výsledky analýz) pre zabezpečenie komplexnej a spoľahlivej identifikácie potrieb.

 

Metódy analýzy údajov

Aby bolo štúdium potrieb podniku efektívne a účinné, mali by sa využívať vhodné nástroje na analýzu získaných informácií [67]. Každá diagnostika musí byť vykonaná v presvedčení, že budeme riešiť skutočne významné problémy, a že sme identifikovali zdroj problému a nie iba jeho následky. K dispozícii sú tri bežne používané metódy, ktoré nás môžu viesť k identifikácii budúcich potrieb.

 

Metodológia 5P (5 Prečo?)

Táto metóda [68] zahŕňa opakované pýtanie sa otázky „prečo“, tak, že povaha problému a jeho riešenie sa stáva zrejmým. Ako ukazuje už samotný názov metódy, je potrebné položiť práve 5 otázok, avšak nie vždy je práve 5 otázok najvhodnejší počet – niekedy stačia len 3 alebo 4 otázky, inokedy je nutné položiť viac ako 5 otázok aby sme sa dostali až k jadru daného problému. Táto metóda rieši dva aspekty. Prvý sa týka príčin problému (prečo vznikol problém) a druhý jeho určením (prečo nebol identifikovaný hneď ako vznikol).

Táto metóda môže byť rozdelená do troch krokov:

• zhromažďovanie informácií o probléme, ktoré umožňujú analyzovať nasledujúce aspekty :
  • čo sa skutočne deje a kedy sa to začalo diať,
  • rozmery problému, či máme iné problémy, atď.,
  • aké rôzne iné hrozby daný problém predstavuje (hrozby pre zákazníka, používateľa, firmu, a tak ďalej)
• nájdenie tých správnych ľudí, ktorí budú schopní identifikovať príčinu problému a poskytnúť jeho detailný popis,
• analyzovanie problému, jeho riešenie a oprava.

Na základe analýzy 5P, sa v ďalšej fáze prezentujú návrhy preventívnych a nápravných opatrení na odstránenie zdroja spôsobujúceho problémy.

 

Diagram Ishikawa

Druhý navrhovaný prístup je použitie diagramu Ishikawa. Tento diagram je populárnym nástrojom používaným na analýzu príčiny a následku. Použitím tohto diagramu môžeme preukázať významný vzťah, ku ktorému dochádza medzi príčinami a taktiež odhaliť zdroj poruchy alebo zlé fungovania celkového procesu. V tejto metóde sú príčiny problémov rozdelené do šiestich základných kategórií:

• metódy,
• materiály,
• riadenie,
• ľudia,
• stroje,
• environmentálne problémy.

V závislosti na oblasti, v ktorej je graf použitý, môže byť tiež použitý na iné kategórie. Jadro každej kategórie je ďalej možné rozšíriť o ďalšie podrobnejšie príčiny, až kým sa úplne identifikuje príčina daného problému.

Analýza Pareto-Lorenz

Táto analýza [69] spočíva v marginálnom oddelení relevantných faktorov a trendov. Použitím tejto analýzy sme preto schopní identifikovať tie príčiny, ktoré sú zdrojom mnohých problémov vo firme. Táto analýza umožňuje optimalizáciu výdavkov a určuje najdôležitejšie produkty z hľadiska tržieb a ich navrhované zlepšenia. Tento prístup vychádza zo skutočnosti, že každá spoločnosť pôsobiaca v režime obmedzeného prístupu k zdrojom, musí uprednostniť závažné problémy a nechať nepodstatné problémy na neskôr. Zlepšenie efektivity procesov o polovicu vďaka venovaniu sa najziskovejším produktom spoločnosti, by malo priniesť oveľa viac výhod, než výraznejšie zlepšenie procesu, ktorý však podporuje iba marginálne činnosti.

 

Záver

Ako bolo vysvetlené v tejto časti, existuje veľa faktorov, a mnoho spôsobov, ako identifikovať podnikateľské potreby v podniku. Ak tento postup nie je vykonaný riadnym spôsobom, potom daná organizácia nebude schopná identifikovať výhody a obchodné potreby, ktoré treba riešiť, a tým pádom je v ohrození, že stratí svoju konkurenčnú výhodu, alebo prípadne nebude schopná dosiahnuť svoje strategické ciele alebo využiť príležitosti existujúce  na trhu. To môže mať priamy vplyv na strategický úspech firmy. Ako náhle sa identifikuje podnikateľská  potreba, mala by byť tiež zdokumentovaná v Zdôvodnení projektu tak,  aby sa mohol začať projekt na vývoj riešenia pre danú identifikovanú potrebu. Spôsob, akým je podnikateľská potreba definovaná určuje, aké alternatívne riešenia sa budú posudzovať a aké zainteresované strany sa zúčastnia konzultácií. Potom, ako boli identifikované podnikateľské potreby, môže podnik začať projekty na nájdenie tých správnych riešení zistených problémov. Daný proces vedie k lepšiemu riešeniu podnikových potrieb.